¿Pero esto del Database Publishing es para mí?
¿Te suena esto?
Son las 17:30, media horita más y para casa. Tu jefe se planta en tu mesa: «Acaban de decirnos que hace falta hacer un cambio urgente y subir el catálogo a la web actualizado». ingenuamente, preguntas: «¿Qué tipo de cambio?». Él, cansado: «Actualizar todos precios… y los códigos de venta… y los nombres de producto de la versión en Griego».
Y ahí estás, con Adobe InDesign abierto y una hoja de Excel al lado, pensando si no habría sido mejor estudiar algo menos estresante. Como doma de leones.
¿Qué es el Database Publishing y la automatización de catálogos?
Database Publishing es, literalmente, la publicación de bases de datos. Permite la automatización de catálogos y documentos comerciales conectando tus bases de datos directamente con Adobe InDesign. Imagínate que pudieras decirle a InDesign: «Oye, coge todos estos precios de Excel y actualízalos automáticamente en el catálogo de productos. Ah y si hay algún producto nuevo márcalo con un banner». Y que InDesign te contestara: «Vale, dame 1 minuto».
Eso es exactamente lo que hace el Database Publishing con InDesign. Es como tener un asistente que nunca se cansa, nunca se equivoca con los decimales y nunca te dice que «es que no le da tiempo». Lo mejor de la IA sin depender de la IA, todo bajo tu control.
Hablando en plata: Conectas tus datos (Excel, bases de datos, sistemas ERP, CRM) directamente con InDesign usando herramientas como EasyCatalog, cuando cambias algo en los datos, automáticamente se actualiza en el diseño y cuando quieres maquetar algo nuevo lo coges de una biblioteca. Magia negra, pero legal.
¿Necesitas Database Publishing para tus catálogos? Hagamos un pequeño test de automatización:
Pregunta 1: ¿Con qué tipo de documentos trabajas?
¿Haces catálogos de productos, folletos comerciales, fichas técnicas o cualquier documento con información que cambia frecuentemente?
- ✅ Sí → Sigue leyendo, la automatización de catálogos te interesa
- ❌ No → Puedes irte, pero seguro que conoces a alguien a quién le interesa quédate y luego le cuentas
Pregunta 2: ¿Cuántas veces has echado horas extra y maldecido actualizando precios o descripciones?
¿Alguna vez has tenido que cambiar precios, descripciones o especificaciones manualmente en InDesign y has tenido que quedarte de más en la oficina?
- ✅ Sí, y he considerado el cambio de carrera → Necesitas automatización InDesign URGENTEMENTE
- ❌ No, tenemos poquitos productos → Enhorabuena, pudes darle apoyo moral a los que responden Sí
Pregunta 3: ¿Tus productos son dinámicos?
¿Tu información de productos cambia más de una vez al año?
- ✅ Sí, constantemente → La automatización de la maquetación va a cambiar tu vida
- ❌ No, mis productos son estatuas → Esto no es prioritario para ti
Pregunta 4: ¿Tienes datos organizados?
¿Trabajas con Excel, bases de datos, ERP, CRM o algún sistema que tenga información de productos?
- ✅ Sí → Perfecto, ya tienes todo listo para implementar un proyecto de Database Publishing
- ❌ No, todo está en servilletas → Primero organiza tus datos, te podemos ayudar con eso
Casos donde SÍ necesitas automatización de catálogos InDesign
- Catálogos con más de 50 productos que actualizas regularmente
- Precios que cambian (por temporada, ofertas, inflación, o porque sí)
- Múltiples versiones del mismo catálogo (online, impreso, diferentes idiomas)
- Información técnica que viene de bases de datos (especificaciones, medidas, códigos)
- Cuando tu jefe dice «cambio rápido» y tú sabes que son 4 horas de tu vida
- Maquetaciones complejas con tablas matriz que crecen en ambos ejes, llenas de bolitas y marcas técnicas
Casos donde NO necesitas automatización de catálogos
- Catálogos de 10 productos que nunca cambian desde 1987
- Si disfrutas haciendo copy-paste durante horas (no te juzgamos, cada uno con sus hobbies)
- Si tienes tiempo ilimitado y cero estrés en tu vida
- Si tu información no está digitalizada aquí te hace falta un servicio distinto que también ofrecemos
ROI de la automatización de catálogos: ¿Compensa económicamente?
Hagamos cuentas reales con números ficticios sobre el coste de automatización InDesign. Si tardas 8 horas en actualizar un catálogo manualmente y lo haces 4 veces al año:
Situación actual sin automatización:
- 8 horas × 4 actualizaciones = 32 horas anuales
- Tu coste operativo por hora: 30€/hora (sé que vales más)
- Coste anual: 960€
Con Database Publishing y automatización:
- Proyecto de implantación: 5000€ (una vez)
- Cada actualización: 10 minutos
- Tiempo anual: 10 min × 4 actualizaciones = 40 minutos
- Coste anual: 20€
Y eso sin contar el ahorro en ibuprofeno por el estrés y la mejora en la productividad del diseño gráfico.
ROI para la gente de finanzas:
Ahorro anual neto desde el primer año: 940€/año
ROI 18,8%, meh, nada mal… pero espera… esos 940€/año son 32 horas que ahora están libres y pueden usarse para generar valor.
Supón que esas 32 horas las usas en proyectos que facturan o ahorran acorde a 50€/hora, tenemos 1600€ generados extra por año.
El ROI sube al 50,8% el primer año.
Imagina el impacto en proyectos donde las actualizaciones son diarias, ahí lo dejo.
Requisitos técnicos para Database Publishing
Software necesario:
- Adobe InDesign (obvio)
- EasyCatalog (plugin más popular para automatización)
- Datos organizados (Excel, bases de datos, CRM, ERP…)
- Un poquito de paciencia para la configuración inicial
Requisitos mentales:
- Ganas de no hacer más trabajo manual innecesario
- Estar dispuesto a invertir tiempo al principio para ahorrarlo después
- Entender que la automatización de maquetación va a hacer tu vida más fácil
Evaluación final: ¿Cuánto tiempo dedicas a actualizar catálogos?
¿Cuánto tiempo dedicas al mes a actualizar información de productos en documentos de marketing?
- Menos de 2 horas: Puedes vivir sin esto (pero igual te viene bien)
- 2-8 horas: Te vendría genial, mejoraría tu calidad de vida
- Más de 8 horas: Lo necesitas antes de que pierdas la cordura completamente
¿Te ha sonado familiar esta situación?
En Seamless Database Publishing sabemos lo que nos hacemos. Hemos visto de todo: catálogos de 1.500 páginas, actualizaciones diarias, proyectos que parecían imposibles… pero que pudimos resolver con confianza y profesionalidad.
Nuestros servicios incluyen:
- Automatización de catálogos en InDesign con EasyCatalog
- Configuración de Database Publishing personalizada
- Consultoría en automatización de maquetación
- Soporte técnico especializado en español
- Implementación de sistemas PIM
Si después de leer esto piensas «madre mía, esto es exactamente lo que necesito», hablemos. Si no lo tienes claro, también hablemos. Y si definitivamente sientes que no es para ti, hablemos quiero saber qué es lo que te haría feliz.
Una promesa: No te vamos a vender nada que no necesites. Preferimos clientes contentos que clientes a la fuerza.
Resuelve ejercicios GREP para InDesign paso a paso
Resuelve paso a paso los ejercicios GREP de InDesign
¿De qué trata esta guía?
Hace unos días compartí en LinkedIn una guía gratuita de expresiones GREP y ejercicios prácticos para maquetadores que trabajan con InDesign. Si la descargaste y te quedaste atascado en algún punto, o simplemente quieres ver una forma de resolverlos, este post es para ti.
He grabado un video tutorial donde explico paso a paso la resolución de los ejercicios incluidos en la guía. Verás cómo aplicar cada expresión GREP directamente en InDesign, cómo usar estos recursos para agilizar tu trabajo diario y qué límites tiene.
¿Aún no tienes la guía?
Puedes conseguirla respondiendo al formulario en este enlace y te la enviaré encantado.
Qué es el Database Publishing
Qué es el Database Publishing y por qué deberías empezar a usarlo ya
¿Te suena el término Database Publishing?
Si nunca has oído hablar de ello, no te preocupes. Aquí te lo explico con calma y sin tecnicismos.
En pocas palabras, el database publishing es una técnica que permite maquetar documentos —como catálogos, fichas técnicas o tarifas— a partir de datos estructurados.
Ya no hace falta copiar y pegar texto o imágenes una y otra vez, ahora conectas tu base de datos con una plantilla de diseño (por ejemplo, en Adobe InDesign) y los contenidos se generan solos.
Seamless Database Publishing nace para que las empresas puedan dejar atrás la maquetación manual. Pero esto no va solo de ahorrar tiempo —va de ganar calidad de vida profesional.
¿Por qué automatizar la maquetación de tu catálogo?
Hay muchas razones para dar el paso, pero déjame contarte las tres más importantes:
1. Eficiencia real
Copiar, pegar, revisar, corregir. Y vuelta a empezar.
Si cada cambio de precio o descripción en tu catálogo te obliga a rehacer medio documento, algo falla.
Con el database publishing, esos cambios se hacen una vez, en el origen (tu ERP, PIM o Excel) y se reflejan automáticamente en el documento final. Sin errores. Sin dramas. Sin prisas de última hora.
2. Personalización sin límites
Cada cliente, cada país o cada canal necesita su propia versión del catálogo.
Con nuestra solución puedes crear catálogos multidioma, con reglas dinámicas, tarifas personalizadas, secciones opcionales, incluso versiones específicas por distribuidor… todo desde una misma fuente de datos.
3. Cambios de última hora sin pánico
¿Te suena eso de que la imagen correcta no llega hasta el día antes de imprenta?
¿O que la ficha técnica ha cambiado justo después de maquetar las 80 páginas?
Cuando automatizas tu catálogo, los cambios se actualizan automáticamente.
Lo que ayer era un caos, hoy es solo una notificación.
No renuncies al diseño (ni a tu estilo)
Que algo sea automático no significa que pierda alma.
Los catálogos que salen de nuestras automatizaciones no solo son correctos y eficientes, también son bellos.
Cuidamos la estética tanto como la estructura. Porque el diseño sigue siendo tu escaparate, y se merece mimo.
¿Listo para probar?
Si gestionas catálogos extensos y estás cansado de procesos manuales, errores y plazos imposibles…
Quizás ha llegado el momento de dar el salto.
En Seamless Database Publishing te acompañamos en todo el proceso, desde la auditoría inicial hasta la formación y soporte.
¿Tienes dudas?
Te invito a una demo gratuita con tus propios datos para que veas cómo trabajamos.